Dataskyddsbeskrivning
Helmitehdas Oy

Personuppgiftsansvarig

Helmitehdas Oy
Bulevardi 16 B – 5 krs.
E-post:marjukka@helmitehdas.fi 

Den personuppgiftsansvariges kontaktperson

Marjukka Nieminen
marjukka@helmitehdas.fi

Personuppgifter som samlas in och syftet med behandlingen av dem

Helmitehdas Oy är ett företag som producerar rekryteringstjänster till kundföretag. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i rekryteringsverksamheten samt vid kommunikation och marknadsföring i samband med rekrytering eller anställning. När vi söker efter arbetssökande utifrån ett uppdrag behandlar vi personuppgifter för vår kunds räkning och vår kund är då personuppgiftsansvarig.

Denna dataskyddsbeskrivning, å andra sidan, gäller situationer där vi har fått samtycke från den arbetssökande att lagra hans eller hennes uppgifter, som vi kan använda för rekryteringsändamål. Innan vi lämnar ut information till vår kund, informerar vi den arbetssökande separat.

Insamling av personuppgifter

WVi samlar i första hand in personuppgifter från individerna själva. De lämnar med eget samtycke sina personuppgifter till Helmitehdas Oy:s elektroniska databas. Vi är ett papperslöst kontor, så ingen information tas emot eller lagras i pappersform. Vi samlar in följande personuppgifter:

• Grundläggande information om personen, såsom namn, kontaktspråk, användarnamn och/eller annan unik identifierare, lösenord.

• Personens kontaktinformation, såsom privat e-postadress, privat telefonnummer, hemadressuppgifter.

• Uppgifter relaterade till personens önskade arbete, såsom uppgifter om det arbete som söks inklusive uppgifter om anställningens form och art, samt uppgifter om tillträdet.

• Information viktig för tillämpligheten samt övrig information om sig själv, om sin bakgrund etc. som personen lämnat till den personuppgiftsansvarige i samband med ansökningsprocessen, gällande exempelvis fotografi, uppgifter om studier och utbildningar, yrke, uppgifter om anställningshistorik (såsom arbetsgivare, tidpunkter för när anställningen har inletts samt dess varaktighet samt arbetsuppgifternas art), språkkunskaper, annan specialistkunskap, beskrivning av personliga egenskaper, olika betyg och bedömningar samt hänvisningar till portföljer, profiler eller andra källor som finns på Internet samt referenser, personlig bedömning och lämplighetsbedömning som genomförts med den registrerades samtycke och till dessa relaterad information.

• Information om hur personens tidigare rekryteringsprocess framskridit, såsom information om en uppföljningsintervju eller avbrott i rekryteringsprocessen.

• Eventuella övriga uppgifter som personen själv frivilligt har lämnat i samband med ansökningsprocessen eller på annat sätt uttryckligen publicerat för yrkesmässiga ändamål såsom LinkedIn-profil eller information som samlats in av den personuppgiftsansvarige separat med den registrerades samtycke.

Lagring och skydd av insamlade personuppgifter

De av våra anställda som för sitt arbete har rätt att behandla de arbetssökandes uppgifter, är behöriga att använda databaser med personuppgifter. Registret skyddas genom nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder. Informationen samlas i databaser, som är skyddade med användarnamn, lösenord, brandvägg och övriga tekniska lösningar.

Registret lagras på den tekniska administratörens skyddade servrar och den elektroniska anslutningen är skyddad. De personer som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt i fråga om de uppgifter som de får tillgång till. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och uppgifterna kan endast nås av vissa utsedda personer.

Vi lagrar personuppgifter i ett elektroniskt arkiv i högst 12 månader. Vi bedömer behovet av att lagra data regelbundet, med beaktande av tillämplig lagstiftning. Dessutom arbetar vi för att genom rimliga åtgärder säkerställa att inga motstridiga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter lagras i registret om den registrerade. Vi kommer att korrigera eller radera sådan information utan dröjsmål.

Utlämnande och överföring av personuppgifter

Lagrade personuppgifter lämnas ut till våra kunder endast med personens samtycke. Innan uppgifterna lämnas ut säkerställs att de lagrade personuppgifterna är aktuella. Uppgifterna lämnas inte ut utanför Finland eller EU.

Vi använder oss av IT-systemleverantörstjänster vid behandlingen av personuppgifter. Vi har tagit hand om ditt dataskydd med vår underleverantör genom att ingå nödvändiga behandlingsavtal.

Information om en persons uppgifter

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade om honom eller henne i personregistret och kräva att felaktiga, föråldrade eller olagliga uppgifter korrigeras eller raderas. Till den del behandlingen baseras på samtycke, har personen även rätt att när som helst återkalla samtycket eller ändra det. Att återkalla samtycket påverkar inte lagligheten av behandlingen fram till dess att samtycket har återkallats. Personen har rätt att invända mot eller begära att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter begränsas, samt att anföra klagomål hos tillsynsmyndigheten.

Av särskilda personliga skäl har personen också rätt att motsätta sig behandlingsåtgärder som hänför sig till personen, när grunden för behandlingen är ett berättigat intresse. I anslutning till anspråket ska personen specificera den särskilda situation med stöd av vilken han eller hon motsätter sig behandlingen. Vi kan neka till att genomföra ett anspråk som gäller motsättandet endast på grunder som föreskrivits i lagen.

Kontaktperson

Alla kontakter och förfrågningar som gäller denna beskrivning ska framföras skriftligen eller personligen till den utnämnda kontaktpersonen: marjukka@helmitehdas.fi