Tietosuojaseloste
Helmitehdas Oy

Rekisterinpitäjä

Helmitehdas Oy
Bulevardi 16 B – 5 krs.
Sähköposti: marjukka@helmitehdas.fi 

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Marjukka Nieminen
marjukka@helmitehdas.fi

Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitus

Helmitehdas Oy on yritys, joka tuottaa toimeksiantona rekrytointipalveluita asiakasyrityksille. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja rekrytointitoiminnassa sekä rekrytointiin tai työsuhteisiin liittyvässä viestinnässä ja markkinoinnissa. Kun toimeksiannon perusteella etsimme työnhakijoita, käsittelemme henkilötietoja asiakkaamme lukuun ja asiakkaamme on tällöin rekisterinpitäjä. 

Tämä tietosuojaseloste sen sijaan koskee niitä tilanteita, jolloin olemme saaneet suostumuksen työnhakijalta säilyttää hänen tietojaan, joita voimme käyttää rekrytointitarkoituksiin. Ennen kuin luovutamme tietoja asiakkaallemme, informoimme työnhakijaa erikseen. 

Henkilötietojen kerääminen

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti henkilöiltä itseltään. He antavat omalla suostumuksellaan henkilötietonsa Helmitehdas Oy:n sähköiseen tietokantaan. Olemme paperiton konttori, joten mitään tietoja ei vastaanoteta eikä säilytetä paperimuodossa. Keräämme seuraavia henkilötietoja:

• Henkilön perustiedot kuten nimi, asiointikieli, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana.

• Henkilön yhteystiedotkuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoitetiedot.

• Henkilön toivottuun työtehtävään liittyvät tiedot, kuten haettavan työtehtävän tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta, sekä aloittamiseen liittyvät tiedot.

• Henkilön työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuva, opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit sekä rekisteröidyn suostumuksella tehdyn henkilöarvioinnin ja soveltuvuusarvioinnin ja näitä koskevat tiedot.

• Henkilön aikaisemman rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot, kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä.

• Mahdolliset muut tiedot, jotka henkilö itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa kuten LinkedIn-profiili tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot.

Kerättyjen henkilötietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Henkilötietoja sisältävien tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä työnhakijoiden tietoja. Rekisteri on suojattu tarpeellisilla teknisillä organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla, palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla.

Rekisteri säilytetään teknisen ylläpitäjän suojatuilla palvelimilla, ja sähköinen yhteys on suojattu. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia saamistaan tiedoista. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja sähköisessä arkistossa maksimissaan 12 kuukautta. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tallennettuja henkilötietoja luovutetaan asiakkaillemme vain henkilön suostumuksella. Ennen tietojen luovutusta varmistetaan, että tallennetut henkilötiedot ovat ajantasaiset. Tietoja ei luovuteta Suomen eikä EU:n ulkopuolelle.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia - IT-järjestelmätoimittajan palveluita. Olemme huolehtineet tietosuojastasi alihankkijamme kanssa tekemällä tarvittavat käsittelysopimukset. 

Henkilön tietojaan koskevat tiedot

Henkilöillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, henkilöillä on myös oikeus, milloin tahansa peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Henkilöllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä henkilöllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä henkilön tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Yhteyshenkilö

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti nimetylle yhteyshenkilölle: marjukka@helmitehdas.fi